建立文件分类体系

为了让文件的分类清晰有条理，需要首先建立起一个合理的文件分类体系。通常需要从文件的类型、主题、日期等多方面进行考虑，确定适合本单位的分类方法。分类的原则是分类次数少，分类层级低，方便查询。

制定文件编号规范

文件编号对于文件的管理非常重要，可以从文件所属部门、项目、日期等角度来进行编号，提高文件档案管理的效率和质量。同时，要制定规范的文件编号标准，严格执行文件编号制度，使得分类系统更加科学严谨，查询工作更加。

归档工作的执行

对于办公室的常用文件，一般会放在便于取用的地方，但是对于很多文档和决策性的文件需要及时归档。将所有不需要经常查看的文件归档地下室或存储室中，要有一个明确而系统的归档体系。需要保证文件名称明确、、简洁，同时要对归档地点和时限进行详细记录，方便查询和管理。

制定保密文件管理制度

对于机密文件，需要制定专门的保密管理制度，确定文件的保密级别和查阅的权限，防止泄露和误用。需要制定保密文件的存放位置和安保措施，做到保密与安全并重。

管理废旧档案

废旧档案是办公室中不可避免的一部分，很多资料很快就会失去使用价值。对于这类档案，必须及时归档、清理或销毁。同时需要建立清理制度，制定废旧档案的处理期限，以确保整个文档档案的组织、管理达到的状态。

定期检查文档归档情况

文档归档工作告一段落并不是代表工作结束，而是要进行定期检查与归档的真正体现。需要定期对文件管理工作进行评估和整改，及时发现问题，认真总结工作。同时也要针对评估评分高的方案，及时予以表彰和奖励，不断推进文件管理水平不断提高。