【OneNote 办公辅助利器】分享给互联网技能从业者学习和参考。

本文介绍笔者对 OneNote 的使用心得。先说明一下自己的使用情况：PC（几乎每天用） + 笔记本电脑（经常用） + iPad（偶尔阅读）。OneNote 作为知识管理主力笔记本，Evernote 作为搜集信息的剪切簿和和碎片化信息输入工具。

我为什么选择 OneNote

OneNote 有许多功能是其他笔记应用比不上的，对我而言，免费、编辑功能、层级分明、自由布局是最重要的几个特点。

免费

OneNote 属于 Microsoft Office 套件之一，但 OneNote 已经从 Office 里面单独免费出来。也就是说，无论电脑上有没有安装正版的 Office 软件，你都可以在 下载链接 里免费获取 OneNote。

强大的编辑功能

OneNote 的编辑功能不仅非常强大，而且和其它 Office 套件一脉相承，这也意味着它非常容易上手，轻度用户几乎不需要学习成本。

层次分明的笔记本系统

OneNote 的系统很像一本书，书中有章，章下有节，节下有页。在「笔记本」下可建立：「分区组 - 分区 - 页 - 子页」。分区组中还可以建立分区组，算是有无限层级了。这种树状结构很适合知识管理，逻辑层次清晰、友好。

随心所欲的自由布局

OneNote 的页面既可以是有序的，也可以是无序的，你可以在页面任何地方插入或编辑 ，就像可以拿笔在一张纸中的任何地方记录。

上图页面中的每个框框（称为「容器」）都可以任意挪动，甚至可以重叠，而且大小可以延伸出页面。如果不喜欢显示这个框框，就在「文件 - 选项 - 显示」里关掉即可。

OneNote 入门技巧

OneNote 上手难度不高，不过新用户总会遇到这样那样的问题，这里总结了从安装到简单使用的入门技巧，介绍给大家。

下载哪个版本的 OneNote ？

使用 OneNote 的第一步是下载，目前 OneNote 的 PC 版本分为 OneNote 2016 和 OneNote for Windows 10。前者之前包含在 Office 2016 中，现在已是独立的免费版本。后者是针对 Windows 10 开发的 UWP 版本，这个版本更适合平板电脑，在墨迹输入等方面有了改进，但一些功能不如老版的 OneNote 2016 完善，因此也被一些网友称为「阉割版」。

由于我主要使用工具是 PC 而不是平板，所以暂时选择了 OneNote 2016 。目前电脑里有两个 OneNote，一个是 Win10 自带的，一个是 OneNote 2016。

这里给出 OneNote for Windows 10 。如果想下载 OneNote2016 ，在下方的「其他下载选项」中进行下载。macOS、iOS 和 Android 版本均为免费使用，笔记通过微软账户进行同步。

2016 版本将不再添加新功能，微软会在 2020 年之前，继续提供安全更新，修复BUG（ 官方说明）。微软目前计划在今年晚些时候推出 Office 2019，并且砍掉桌面版 OneNote 软件，以确保 Office 2019 只能在 Windows 10 上运行。 所以，我保持持续观望，如果 Office 2019 评价好，也会迁移到新版。

建立新笔记本

下载完 OneNote 之后，我们需要选择「文件 - 新建」，来建立新的笔记本。

新的笔记一般直接建立在 OneDrive，

可以将笔记实时备份到云端，在多台设备间同步。

停靠到桌面

将 OneNote 窗口固定在桌面一侧，可以在访问其它应用程序的同时方便地使用 OneNote。按住标题栏可以拖拉 OneNote 在桌面的上下左右 4 个方向上停靠。

自定义功能区

将常用功能放在自定义功能区，页面更简洁，使用更方便。这一区域内功能的快捷键是 Alt + 序号，例如我把「停靠到桌面」功能放在了自定义功能区的第二个，快捷键就是 Alt + 2，比原来的 Ctrl + Alt + D 更简单了。

搜索

搜索有两个快捷键——在所有页面中搜索：Ctrl + E、在当前页面中搜索：Ctrl + F。

强大的是，OneNote 连图片中的文字也能搜索到。

需要注意，如果直接搜索「少数派」，结果会显示所有包括「少数」和「派」的结果，所以必须用

英文双引号

复制图片中的文字

非常实用的功能。当你只需要 OCR 比较少的文字时，将图片粘贴到 OneNote 中，「右键 - 复制图片中的文本 - 粘贴」，就完成了。

OneNote 高阶技巧：插件

这里介绍两个插件，Onetastic 和 Gem for OneNote。

Onetastic

Onetastic 有添加日历、自定义样式、宏等实用功能，可以免费下载 。

这里介绍几个有用的功能——

OneCalendar：日历

可以显示每天看了哪些笔记，复习很有用。

自定义样式

OneNote 里有几个固定的样式，但不能像 Word 一样自定义样式， Onetastic 补充了这个重要的功能。

宏

可以下载别人做好的宏，我用的最多的宏是「查找并替换」功能。

数字笔记珍宝 Gem for OneNote

Gem for OneNote 的功能多到爆炸，光是看图都觉得有点恐怖。除了上面介绍的 Onetastic 具备的功能之外，还有下面这些——

直接在 OneNote 里打开图片的原图

在 OneNote 中，图片是固定大小的。如果想要打开图片的原图查看细节，方法一是选中图片，在右键菜单中，使用「还原为原始尺寸」的功能来查看原图，缺点是要改变笔记。方法二是另存图片到硬盘上，再使用图片编辑器来打开图片，缺点是很不方便。

Gem for Onenote 提供了使用外部图片编辑器来查看图片原图的功能。选中一张图片，在右键菜单中，点击「打开图片」功能即可。

快速添加目录

目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容，并快速定位到相关位置。

这一功能要求 OneNote 页面里已经提前做好「标题 1，2，3，4，5，6」的层次。点击「链接」选项卡 -「目录」组 -「目录」菜单 -「标题目录」菜单项，Gem 就会根据该页面的标题结构，在光标位置生成目录大纲。并且还会在各个标题的上方，创建「页面顶部」链接，以便快速返回目录大纲。

如果修改了页面里的标题 1，2，3，4，5，6 里的文字，可以通过再点击一次「标题目录」功能来刷新已存在的目录。

复制纯文本

当我们从 OneNote 中复制文本内容，然后粘贴到其它程序时，会发现粘贴进去的内容是图片格式。Gem for OneNote 给 OneNote 提供了一个「复制纯文本」的功能：选中要复制的文本内容，点击鼠标右键，在右键菜单中选择 「复制文本」功能即可。

并排查看两个 OneNote 页面

先使用「视图」下的「新建窗口」功能，打开两个不同的 OneNote 页面到两个窗口，再点击「协作」选项卡 -「窗口」组 -「水平平铺」功能，这两个窗口则会水平排列，以便对比。

图像识别文字功能增强

在 OneNote 中对图片使用 OCR 文字识别功能后，得到的文字、段落是零散的，和图片中文字的段落并不成对应。Gem for OneNote 增强了 OCR 功能，提供「清除空格」和「复原段落」的按钮，以实现更好的识别效果。

字数统计

在 「珍」选项卡 -「新建」组 -「统计」菜单，下有「统计当前笔记本」、「统计当前分区」、「统计当前页面」、「统计当前段落」的选项。

支持 Markdown 语法

在 OneNote 页面里输入 Markdown 文本，点击「标记文本」功能，可转换 Markdown 文本为正常文本，再点击一次「标记文本」功能，则再转换为 Markdown 文本。

这里给出 Gem for OneNote 的 中文首页。可以在淘宝官方店铺购买中文版，120 元买 1 个系列号，可以用在 1 台台式机 + 1 台笔记本电脑 + 1 台平板上。

我的 OneNote 与 Evernote 使用场景心得

在知识管理领域，OneNote 与 Evernote 之间的取舍是经久不衰的话题了。我的 OneNote 已经用了四五年，Evernote 最近才开始深度使用。而在使用中，我逐渐发现两个笔记各有优势，而且神奇的是，一个的优点恰恰是另一个的缺点。因此，它们适合不同的使用场景，结合起来才能发挥最大效用。

对我来说，Onenote 的最主要优势是强大的编辑功能，因此适合大型或内容复杂的笔记 ；最主要缺点是剪藏功能不如意，和多平台体验差。与之对应，Evernote 的最主要优势是其它笔记类软件无可比拟的剪藏搜集功能，和多平台体验好；缺点是编辑功能简陋，因此不适合在剪藏的资料上进一步编辑整理。

因此，在搭建知识体系方面，我的 OneNote 和 Evernote 各有两方面的用途：OneNote 主要作为搭建知识体系的主力笔记本，用于课程、讲座和读书等内容的笔记，和个人写作；而 Evernote 主要作为搜集信息的剪切簿，和碎片化信息的输入工具。

我的 OneNote ——知识管理和个人写作

知识管理

读书、课程和讲座等内容的笔记，我放在了三个笔记本里，分别是专业、通识和生活。笔记增加的过程就是对某一个领域持续积累精进的过程，因此每条笔记都投入了自己的较多心力，都是较复杂的大型笔记，我会经常复习，目标是能基本掌握笔记内容。

个人写作

可以把每个项目设置为一个笔记本组，所有相关信息、搜集的资料、灵感、进展都放在里面。例如我的硕士论文基本就是用 OneNote 完成的。

我的 Evernote ——搜集信息和碎片化输入

搜集信息

Evernote 的搜集信息功能是其它笔记类软件无可比拟的，而且多平台支持好，网页可以用「剪藏至 evernote」插件；移动端可以用 workflow，或者印象笔记 app 最近也添加了「剪贴板」小组件。因此，Evernote 对我来说很像一个大型的「网络剪切簿」，可以把想收藏的网络信息都扔进去。如果 OneNote 里的笔记和 Evernote 里的剪藏内容有联系，我还会把 Evernote 的链接复制到 OneNote 里。

而且，Evernote [email?protected]akHum 在《 关于文件管理中的标签 》这篇文章中提到的，标签最重要的优势是非排他性，因此同一篇文章可以贴上不同的标签，比如这篇讲殷墟考古的文章，我把它放在了「a 专业」的笔记本里，既贴上「考古」的标签，也贴上了「国史」的标签。

碎片化信息输入

不得不说，在手机端的 Onenote 打字很不方便，所以我几乎不在手机端打开 Onenote，这方面的功能都转移到了其它 app 上，有需要就集中再在电脑上转移过去。

比如我主要用移动端记日记，而且输入的信息很简单，只是文字加图片，不需要进一步编辑，所以这部分都放在了 Evernote。

OneNote 还有这些不顺心的地方

1、无法同时设置中英文的默认字体

我把默认字体改成了宋体 16 号，然而，输入的英文和数字都会变成 Calibri 字体。Word 是可以分别设置中英文的默认字体的。而 OneNote 迟迟不添加这个功能。

在网上找到了三个暂时的解决方法：

2、不支持标签功能

遗憾的是，OneNote 现在还没有标签功能，也就意味着一条笔记只能有一个归属地，不能同时具有多个属性。但由于我的 OneNote 里的笔记都是相对较复杂的大型笔记，因此笔记总数量较少，基本能心中有数，所以这一点问题不太大。

至于目前部分网友声称可以取代「标签」功能的「标记」功能，不得不说和「标签」差距比较大，最直接的一个区别是，「标签」的数量是可以无限多的，还可以分层级；而「标记」数量有限。目前我只用「标记」来定义笔记的性质，如果少数派用户有使用「标记」的心得，欢迎指教。

众望所归的是，微软终于计划在下一版本要添加 Tag 功能了。官方说明。期待未来推出标签功能后，OneNote 可以和 Evernote 完全联通。

3、无法共享某一个笔记

有时候想把某个页面分享给别人，但只能共享一个笔记本，不能共享其中的某个笔记或分区。只能导出之后再发送。

4、移动端没有只读模式

有时候只想在 iPad 上复习一下自己的笔记，然而在滑动时动不动就弹出键盘，进入编辑模式。

5、表格不能合并单元格

表格不能合并或拆分单元格，只能嵌套。

尾声

不得不说，OneNote 有很多缺点，即使能用收费插件解决大部分问题，还是有不少不如人意之处。在写这篇文章时发现，写起它的优点来我绞尽脑汁，吐槽起来却滔滔不绝，如果不是记得本文的主旨是安利，我还能写好多条呢！