Project中的前锋线(进度线)使用基础教程

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我想每个人都有体会,做一个计划不难,难的是把计划执行下去。所以,项目管理的前辈们费了很多心思去想办法测量和衡量进度的绩效,从而对当前进度绩效做出判断,以便决定下一步行动。于是,基准、挣值分析、前锋线等相关的方法不断地创造出来,这其中,我个人认为,基准的概念是最重要的,很多工具都是基于基准才能计算和应用。

这些方法在微软的Project软件中都有体现,今天我们就来讲一下Project里面的前锋线,在Project中它叫做“进度线”,英文版Project软件中叫做“Progress Lines"。在甘特图区域鼠标右键点击【进度线】,如图1所示。

 

图1

然后会弹出进度线的窗口,如图2所示,在【日期与间隔】选项下勾选【显示】,默认会按照【在项目状态日期】来显示进度线。在图1中,甘特图区域的红色折线就是进度线。

 

图2

Project软件中的进度线,有两个衡量和比较的维度,一个是根据当前计划(就是图2右下角的两个选项,其中“实际计划”应该是当前计划,我认为软件界面是有问题的),一个是根据基准计划。有的同学说,不知道什么是当前计划和基准计划,关于这个问题,大家可以看一下我的课程或者书,本文就不赘述了。这是衡量绩效的维度,或者参照物。那么数据比较的时间点呢,又分为状态日期和当前日期,就是说以哪天的数据来进行计算或比较。在下文中,我们将以状态日期来进行讲解。

那么进度线是怎么衡量进度的呢?就是用状态日期这一天(或当前日期),任务的“实际进度”与当前计划或基准计划“应该完成的百分比”去比较。现在我们分别解释一下什么是“实际进度”和“应该完成的百分比”。

实际进度,在Project中用【完成百分比】来表示,这个很好理解。

什么是按照当前计划或基准计划“应该完成的百分比”呢?这里面有个假设,它假设任务的工作量在工期这个时间段内是均匀分布的,也就是说每天的工作量是相等的。

比如任务工期是10天,从3月1日到3月10日(采用全年无休日历),那么每天“应该”完成10%,就是这么一个简单的逻辑。如果现在状态日期是在第2天(3月2日),那它“应该”完成20%。注意,我们首先按照当前计划的衡量维度来解释,因为它比较好理解,然后再按照基准计划的衡量维度来解释。

假如输入的【完成百分比】是19%,就理解为实际进度小于“应该完成的百分比”,这时候进度线会向左凸起。如图3中的任务A。

假如输入的【完成百分比】是20%,就理解为实际进度满足“应该完成的百分比”,这时候进度线显示为垂直的竖线,不向左凸起。如图3中的任务B。

假如输入的【完成百分比】是21%,就理解为实际进度满足“应该完成的百分比”,这时候进度线也显示为垂直的竖线,既不向左凸起,也不向右凸起。如图3中的任务C。

图3

我想这样给大家解释,应该比较好懂。在图3中没有摘要任务,是三个并行的任务,假如我们创建一个摘要任务,它下面包含任务A、B、C,那进度线又会如何显示呢?

图4

如图4所示,摘要任务的完成百分比是20%,工期是10天,状态日期是第2天,好像它满足了“应该完成的百分比”。实际上,摘要任务的进度线会根据子任务的状态而计算和显示,如果某一个子任务是落后的(输入的完成百分比小于“应该完成的百分比”),那么摘要任务的进度线就会向左凸起,代表落后,如图4中的“摘要任务”。假如子任务都没有落后,那么摘要任务理论上会显示为一条竖线,既不向左凸起,也不向右凸起。

比如,在图4的基础上,我们将任务A的完成百分比改成25%,那么任务A的实际进度(25%)也满足“应该完成的百分比”(20),所以,任务A的进度线显示为一条竖线,如图5所示。

同时,我们看,此时,任务A、B、C都没有落后,所以摘要任务的进度线显示为一条竖线,既不向左凸起,也不向右凸起。

图5

上面举的例子是比较简单的,只是为了给大家解释清楚进度线应该如何计算。但是,我们发现实际上Project软件中的进度线计算是有缺陷的,下面我仍然用实例给大家说明。

我们现在把上面的例子进行改编,现在采用“标准”日历,任务A、B、C的工期仍然都分别是10个工作日,这样这些任务都是从2019年3月1日开始,2019年3月14日结束。假定状态日期是3月2日,任务A、B、C的完成百分比都是10%,如图6所示。

图6

我们看到,由于状态日期是3月2日是一个星期六,不是工作时间,所以在图6中,进度点显示在3月4日开始的时刻(星期一早上8:00),看起来进度线好像是向右凸起的(注意,进度线向左凸起还是向右凸起,是看进度点)。这看起来就不合逻辑,因为任务A、B、C目前的进度明显是落后的,从进度点上应该是向左凸起才对,而在图6中却显示为向右凸起。这是一个问题。

现在假如我们在图6的基础上再进行改编,把任务C的完成百分比改成50%,如图7所示。

图7

图7相较于图6来讲,进度线没有变化。实际上只有任务C的进度是提前的,但是由于状态日期是在一个非工作日,导致任务A和B的进度线还是向右凸起。

现在再次对这个小案例进行改变,将状态日期从3月2日(星期六)改成3月4日(星期一),如图8所示。

图8

此时状态日期是在一个工作日上,我们看任务A、B都是落后的,因为状态日期来到了第二个工作日,这两个任务至少要完成20%才能满足要求,现在完成百分比都是10%,所以都是落后的,因此进度线也显示为向左凸起。而任务C的完成百分比是50%,进度满足要求,进度线就显示为一条竖线,既不向左凸起,也不向右凸起。由于子任务中有落后的任务,所以摘要任务的进度线也向左凸起,显示为落后。现在显示好像是正常的。

再次对案例进行改编,我们将任务A的完成百分比改成20%,如图9所示。由于状态日期来到了第二个工作日,工期是10个工作日,它应该完成20%,目前进度满足要求,所以任务A的进度线显示为一条竖线,既不向左凸起,也不向右凸起。任务C也是如此。任务B仍然是落后的,进度线向左凸起,摘要任务由于子任务中有落后的任务,此时进度线也向左凸起,显示为落后。此时进度线显示也是正常的。

图9

好了,从上面的一步一步演示和解释中,我们能看出来,当状态日期在一个非工作日上的时候,进度线的显示是比较紊乱的,容易对计划阅读者造成困扰。这是软件需要改进的地方。

我们再次对案例进行小小的改编,假如我们任务A、B、C的完成百分比都改成0,状态日期仍然是3月4日,很明显子任务都是落后的,任务A、B、C的进度线都向左凸起,如图10所示。但是摘要任务的进度线却显示在完成时间上,进度线向右凸起,这也不合理。

图10

所以,当计划做完了,所有子任务都还没有更新完成百分比的情况下,摘要任务的进度线显示也是有问题的。我认为软件这是软件需要改进的地方。

本文开始的时候讲了,进度线有两个比较维度,一个是当前计划,一个是基准计划。上面把第一种情况(就是跟当前计划对比)讲过了,现在我们再解释一下按照基准计划去对比。

我们在图10的基础上对案例进行改编,假如还是采用全年无休日历,任务A、B、C的工期都是10个工作日,从3月1日到3月10日。然后我们保存一下基准,并切换到跟踪甘特图视图,如图11所示。

图11

注意在图10中,任务A、B、C的完成百分比都是0,状态日期是3月4日。

在甘特图区域鼠标右键点击【进度线】,在弹出的进度线窗口中,如图12所示,在【日期与间隔】窗口中勾选【显示】,默认会勾选【在项目状态日期】,本文都是以状态日期来解释,如果用当前日期,原理相同。然后在进度线窗口右下角点击勾选【基准计划】,点击确定按钮。

 

图12

在图13中我们看到,状态日期已经来到了3月4日,按照基准计划计划的话,应该完成40%,而任务A、B、C的完成百分比都是0,明显是落后的,所以进度线都是向左凸起的。摘要任务的进度线也是向做凸起的(对比图10,按照基准计划显示进度线时,任务还未更新完成百分比时,至少摘要任务的进度线显示还是正常的)。

图13

现在我们分别输入任务A、B、C的完成百分比是20%、41%、39%,如图14所示。按照基准计划的话,在状态日期这一天(第4天),任务A、B、C应该完成40%,所以此时只有任务B满足了要求,所以任务B的进度线显示为一条竖线,而任务A和C的进度线显示为向左凸起,同样,由于子任务中有落后的,摘要任务的进度线此时也显示为向左凸起。此时进度线显示是正常的。

图14

假如任务C的实际状态不是这样的,它实际上是在3月2日才开始的,我们输入实际开始时间为3月2日,但是在状态日期时我们重新估算了它的工期,认为只需要8天就可以完成,我们将其工期改为8。当前的完成百分比我们假如输入50%。如图15所示。

图15

我们看,此时任务C按基准计划的话,在3月4日这一天只需要完成40%就可以了,而实际上任务此时已经完成了50%,所以理论上讲,任务C是提前的,但是进度线却显示为向左凸起,好像是落后的。这是不合理的地方,所以按照基准计划显示进度线一定要慎用,可以说软件的设计还不严谨。

实际上,还有很多情况,按照基准计划显示进度线时,显示结果都是混乱和没有逻辑的。比如图16中,任务A的预估工期相比原来的基线工期缩短了,当前完成的百分比也达到了40%,但是进度线却向左凸起,任务B也向左凸起,看起来都是落后的,而摘要任务的进度线却想右凸起,完全不符合逻辑。

图16

所以,Project软件里面的进度线,在按照基准计划显示时,我认为是有比较严重的缺陷的,建议大家还是不要用了。即使是按照当前计划显示进度线,如上文中所讲的,也有一些问题。这就是我在课程以及书中都不愿意讲解进度线的原因,因为它的设计不成熟,不能起到正确的指导作用,那为什么还要使用这个功能呢?或者说,至少在现有版本一直到Project 2016,还是暂时别用这个功能了。也许软件在今后的迭代版本中会对进度线进行优化。

我相信很多人在自己的Project计划中显示了进度线,但是却没有认真思考过这个进度线是否能够真正指导我们的工作,抑或仅仅是为了让计划看起来牛逼闪闪?


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