如何利用Excel和Access搭配做数据分析

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以下都是个人做数据相关工作的实际体会：我在一家央企的销售企业做数据分析大概一年多了，有一些心得体会，Excel的基本操作需要熟练掌握自不必说，数据透视表是Excel做数据分析的核心。很多回答已经讲得很细很透，我不做过多展开。但我个人的体会，光掌握Excel做数据分析还不怎么够用，数据分析最难的部分是如何预处理数据。

打个不恰当的比喻，做数据分析像是打仗，局座张召忠说过如何打航空母舰，击沉航母其实不难，最难的部分是如何发现航母，也就是说打航母容易找航空母舰难，如果找到航母才是打仗问题的核心。我工作中做数据分析，最头疼的问题也不是分析，而是数据格式不标准，各种错误各种残缺。保守估计，我有90%以上的时间都花在了整理数据上，也就是找数据、准备数据的过程，真正来做分析的时间绝对超不过总时间的10%。

我每天处理的发票大概都长这个样子，当然都做了处理，实际的发票信息比这个显示的要复杂一些。

因此讲数据分析先重点讲讲数据处理，其实不算歪题，打鸭子前得找到鸭子，找鸭子也是打鸭子的一部分。下面讲讲我的数据分析流程：

每一天我的数据工作是这么开始的：到办公室，打开计算机屏幕，登录公司ERP系统，下载前一天的结算信息，这个过程大概要花20分钟左右，每天的数据少的几千条，多的大概要有上万条，然后把昨天的发票信息要清洗一下才能拼到历史数据库里。数据“清洗”开启了我每天的工作。

一、纠正数据中的错误

为什么要先清洗一下呢，因为ERP导出的发票有很多错误，不能直接用，举个例子，有一个字段叫“销售使用结构”，不知道什么原因，这个字段下面有的信息是“雇客自选”（实际应该是顾客自选），里面有个错别字，得改过来，不然Excel表没法用。还有，销售省份里面的信息不知为何，可能ERP设计公司设计人员的地理学的不好，都是很不规范的省份名称，比如内蒙古的行政区全称是“内蒙古自治区”，而发票信息里所有的内蒙古都是“内蒙古省”，这样的错误太多了。ERP是个好东西，用ERP导出的数据信息99%都是准确的，但是剩下的1%才是数据清理最头疼的部分。

为了对付像“内蒙古省”这样的低级错误，我使出了浑身解数，最开始用Excel的If查询，这样可以把错误信息批量纠正过来，开始用着还不错，后来发现有些错误错出了新花样，IF函数不太够用了，我就把每天要处理的Excel信息导进Access数据库，新建一张表，把正确和错误的数据放进表中，再用Access的查询功能批量替换旧有错误字段，这样的方法更加简洁。

二、向数据表中插入新字段

Access能够在数据清洗方面发挥的作用还不止这些。除了一些错误信息需要修正，我还得向Excel表中插入新的字段，也就是ERP没能给提供的字段。比如需要把不同的省份按照大区给重新划分，天津划进华北，黑龙江划进东北，30多个行政区划分成大区，而且这种划分还经常会有变动。

向数据表中插入新字段是最麻烦的数据准备工作

用Excel函数的方法我以前一直在用，但这个方法存在着很大的局限性：首先是If嵌套问题太严重，后期我采用Ifs函数，稍微好一些，但是仍然很麻烦，每个单元格虽然能够批量生成，但是语句仍然太长太臃肿；其次是不太容易进行语句修改，插入字段的内容其实并不是一成不变的，不是设定好一个函数就能一劳永逸，每次字段更改，我都要花大量的精力重新设计函数，很累眼睛，而且容易报错。这时候Access就显示出了更强的实力，我只要在Access中建立一张新旧字段对应表就可以完成这个令人头疼的问题。

Access的关系功能可以有效对付新字段难题

由于Excel的函数在处理大批量数据中不能有效发挥作用，我就更多地采用Access来预处理数据，久而久之，我就养成了用Access清洗、准备数据，用Excel数据透视表作分析的习惯。