onenote 模板_怎样利用OneNote做时间管理?

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可能需要的是一个简单的工具,我这有一个以前写的重量级别的运行在onenote上的系统,虽然不一定直接能够满足题主,希望一些观点能对题主有些帮助。
在我的系统中,使用了六个高度理论作为核心,下面为了让大家更好的了解的理解六个高度,引用《小强升职日记》中的相关描述。

六个高度理论

David Allen 提出我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的,它们分别是:

一、原则(五万英尺):

你首先必须要找个时间好好地思考一下自己的价值观、原则和目标,这是你工作的灵魂所在。如果你以前没有思考过这些,建议你现在就开始思考。我可以和你分享一下我的原则:工作是谋求更好生活的途径,追求无压、流畅、高效的工作。

二、愿景(四万英尺):

这里面包含3—5 年的工作目标,可以是职位的,也可以是组织能力、协调能力等。在这个层面你需要问自己:

1、我的目标是什么?

2、哪些人已经达到了我这个目标?

3、他们是如何达成的?

4、达到这个目标之后我的工作和生活会是怎样的?

这样一来我们就给自己构建了一幅图画,当我不断地回顾这幅图的时候,我要完成这些目标的愿望也就愈加强烈。比如说我现在的愿景是这样的:

1、我的目标是能够拿到30 万的年薪,这样可以给我的家庭更好的生活。

2、XX总已经达到了这个目标。

3、他具有广泛的人脉、很强的组织协调能力以及对未来趋势的判断。

4、达到这个目标之后我会去欧洲度假,我会买一所大房子,我会为孩子提供更好的教育环境。 我将一架 飞机模型、一张大房子的照片、一幅孩子的照片摆在我的工作桌上,时刻提醒我工作的意义。

三、目标(三万英尺):

目标是比愿景更细化的东西,通常在一年内就可以有一个阶段性的成果。比如说我现在的目标就是:

1、每周通过参加商务聚会来扩展自己的人脉,主动给朋友们打电话来巩固自己的人脉。

2、参加管理学的培训课程或者是参加MBA 学习来提高自己的综合能力。

3、每天坚持阅读40 分钟,来扩充自己的知识面,并且更深层次地研究自己所在的专属领域。

四、 责任范围(两万英尺):

工作上的角色,如销售、管理、产品开发等;生活中的角色,如家庭、个人财务、精神层面等。要把每一个角色扮演好,就需要执行一些任务,以拉近现实和期望的距离。比如在这个层面我会拿出我负责的项目和产品,看看他们的开发、销售、管理是否还有提升的可能性,因为毕竟要把自己责任范围内的事情做得漂亮,才有可能升职或者有其他进一步的发展。

五、任务(一万英尺):

所有需要一步以上完成的事情都是一个任务,虽然我们已经有了一个'自上而下'的目标系统,但是我们仍然要将注意力放在眼前的一个个任务上。比如'新产品的营销策略'等。

六、 下一步行动(跑道):

这是最为细枝末节的事件,我们要将他们全部放进我们的清单。

为什么我们要使用《六个高度》?

它可以让我们从六个层次系统的制定计划,自上而下的设定原则、愿景、目标,最终制定计划实施,将六个层次串联起来,形成一种合力,一个整体,而不是分散的,散漫的计划。

小强升职日记中关于六个高度的好处总结如下:

最后给大家分享一下,《小强升职日记》中使用样例:

好了,目前为止大家已经了解了我选择使用GTD系统的理论基础,有兴趣的人完全可以按照以上理论自己动手搭建自己的GTD系统。下一篇文章,我将分享如何运用六个高度理论,分享应用过程中的心得。

经过上个章节的理论介绍,相信不少人已经准备摩拳擦掌,制定自己的计划。我不知道大家做出来的计划看上去如何,反正我在每周、每月制定完计划后都会感觉:"How beautiful!",这可能是能是我一直保持这个习惯的原因之一吧。现在肯定也有人好奇我是如何运用和展现的,这也是本篇文章的价值,为大家提供个人的经验,希望对大家有所帮助。那么,我们就开始吧!

最终制定出来的计划会是什么样子的?为了让大家有个直观的印象,看下面几个图:

14年计划

9月计划

先介绍一下我使用的工具:

Onenote:主要使用工具(身边的人都知道我onenote的重度用户,怎么能少的了它)。
Doit:用于"下一步行动"的工具,每日计划的载体(可用其他GTD软件替代)。
Xmind:计划制定时使用的辅助工具(有助于梳理思维,大家可用自己喜欢的方式去梳理)。
目前我们的准备工作终于做完了,终于开始实施。大家可以根据《六个高度》的理论细则,由上至下的认真的思考每一层次的问题。关于各个层次的制定,我的补充经验如下:

原则制定(五万英尺)

首先它重要性不言而喻,但往往却不容易制定,因为它涉及人生观、价值观、世界观,并且要用一句话去概括。可能会有人在这个层次反复纠结。以我为例,反反复复改来改去,仍然没有一个满意的答案,但并不意味着我无法进一步向下制定计划。计划本身没什么重要的,重要的是它让我们行动起来。所以,我们可以暂定一个原则,粗糙一点,不那样完美,甚至空白,将探索它当成我们的目标。

愿景制定(四万英尺,3-5年目标)

愿景层次的第一步就是为自己的人生分成几个部分,然后分别制定相应的愿景。这里为大家提供几个分类,大家选择合适自己的分类吧

《小强升职日记》:事业、财富、健康、生活
草根老师:工作、交际、家庭、健康、写作、学习
李践老师《高绩效人士的五项管理》:工作、素质、爱好、身体、家庭、社交
我的方式是分为:身体、工作、素质、爱好、家庭、社交
当然人生处于不同的阶段可能会有不同的分类,我们可以随时根据自己的需要添加或者删除,记得我在另一篇的文章中分享的一个建议:将过程当成结果,希望我们将整个系统打造成一个,强壮、灵活、高适用性的系统。

目标(三万英尺,年计划)

在这个层次,通常是由一年的计划和目标组成,开始涉及到具体的目标,系统变得庞大起来,是时候使用更加强力的工具了,我使用的是思维导图软件--xmind。未接触过的同学,可以先了解一下:思维导图,安装好软件,10分钟就学会如何使用了。

在这里使用思维导图有两个好处:

有助于思考分析,这是思维导图出发点。
与《六个高度》理论完美匹配,两个都是从高像底的向下派生,原则-->愿景-->目标…
责任范围(两万英尺,月计划):

我将责任范围改为月计划,它是对年计划的细化与分解,这样便保持更好的连续性,它将年目标与计划具体成一个个的项目进行管理。而我们的责任范围可以说从在愿景中就开始体现了。

任务(一万英尺,周计划):

如同职责范围一样,任务在这里我理解为对月计划的细化与分解,也可以叫周计划。它是由项目、子项目、具体任务组成。

下一步行动(跑道,天计划):

我们从六万英尺的高度下降到由具体任务组成跑道上,在这个跑道上可以肆意狂奔,因为我们已经在五个不同的高度来确保我们的方向和目标。然而,并不是所有的事情都会按照计划的发生,比如,突发事件:临在下班前突然决定去买菜,零散却要很久才会发生的任务。再如:刚得答应了朋友3个月后参加他的生日聚会,这时可能就需要一个提醒功能了。为了更好处理类似任务。我使用了DOIT作为补充,借助它的收集、提醒、多平台等功能来完善现有GTD系统的不足。

我们为什么使用doit:

借助提醒功能,定时执行任务,削弱我们对未来的担忧。
随手收集任务,安置琐碎的突发事件,从琐碎的事物中解放自己。
跨平台使用,根据所使用的平台(windows、android、ios、web)方便跟踪任务,放在手边随时查看。
上面已经将我的六个高度理论实践的骨架勾勒出来,是时候补充血与肉,让我们的GTD系统丰富起来。大家可能留意一些问题:如,主角onenote还未出场,同时使用三款工具,如何协调?下面我们开始进入下一个章节,我将为大家介绍如何使用这个系统,让它高效运作起来。最后,我希望每一对GTD感兴趣的人,都能制作出一个每次完成后都能感觉"How beautiful!"的系统。

相信有心人已经根据六个高度理论结合我的建议开始制定自己的GTD系统,大家可能在纸、电子笔记、word、execl任何用的顺手的地方记录下我们的计划,先预祝大家进展顺利。我的承载GTD系统的主体是onenote+doit,下面我会将实践的经验分型给大家,给大家提供参考。

现在请出我们的主角--onenote,微软的一款电子笔记软件,与现实中的纸质笔记本最相似的结构,拥有无以伦比的自由书写方式。你可能不知道,它从07年开始便是便是office组件之一,因为愈发受到用户喜爱,微软已经单独将它提取出来作为一个单独产品,并免费提供给用户使用,如果您关注过surface你会发现,会发现每个surface的宣传影片几乎都会提及它,甚至在surface配套的书写笔上配置了专门的按钮。好了,控制住情绪,让我们回归正题。

下面为大家展现如何在onenote上记录GTD系统。在我们的GTD系统中,目标部分(原则、愿景、目标)是不会经常变换的,所以使用自己喜欢的方式在onenote上记录即可。而其他部分需要经常变动,为了更高效的记录我们的计划,周计划与月计划进行了模板化。在模板中包含了所有onenote涉及的使用细节,模板截图如下:

下面,我们逐一解读:

如果可以请尽量将一切记录模板化,可以迅速的帮我们提升效率。用xmind整理好计划以后,输入到onenote上时,只需要填入相应的内容,不需要每次都调整字体、格式、标记。再比如:周总结中的两个问题(我觉得本周…),已经忘记从哪里看到了,感觉很好,便在周计划中固定下来。每周不需要提醒自己要想起这两个问题,在做周计划的时候自然而然的便自动去回答这两个问题,分分钟养成一个好习惯。

ps:在使用模板的时候,需要使用替换功能,而onenote中没有替换功能(简直无力吐槽啊!),这时需要安装一个插件:Onetastic,它将会添加替换功能和其他额外的功能。

当每月、每周、每年的GTD记录信息增加,我们进行统计和回顾,就开始变的复杂。这时我想想回顾最近几个月的项目A的进展情况,我就需要先到每个月计划里查询计划,然后到每周计划里查询周计划,光是想想就很吃力了。为了更好的横向的对比不同时间相应的任务完成情况或记录,我引入标签机制(标签就是项目模板图中每项图标)来帮助我们来迅速回顾统计项目进展。先给大家看下最终效果,让大家了解其中好处。

上图中,图1,对兴趣进行筛选;图2,对总结签进行筛选;图3,对具体任务进行筛选,进行汇总信息。

只要指定的过的标记,都可以通过onenote进行筛选。首先,我们要先自定义标记,步骤非常简单,进入标记选项卡后,选择自定义添加即可。然后,将鼠标停在对应的文本上,选择标记菜单中的我们制定的标记,即使用自定义标记标记了文本。最后便可以使用标记摘要功能汇总我们刚才的文本:在onenote的"查找标记"功能中选择相应的收索标记条件后,点击下方的"创建摘要"按钮,系统便会自动的将收索到的标记汇总在一起,形成上图的效果(视频教学)。操作如图:

在这里为大家举个例子吧,假设现在需要进行9月计划的回顾,这需要对9月的4周(36周-40周)任务做一个横向的分析,步骤如下:

为了更标准化,我制定了相应的标记规范,分享给大家:

有个细节请注意:如果想保持想我一样的最终效果,必须要保持我模板中的书写格式(使用tab键进行分级)。

我们经常需要对任务评估,评估任务需要花费的时间,任务完成进度。为了实现这个目标我设计了评估规则,具体规则样例如下:

任务一 (50%5H-10H,60%10H)。说明:任务名称 (预期完成百分比%预期消耗时间,实际相对完成百分比%实际消耗时间)

比如,一个任务:阅读《精益创业》,记录将会如下:

阅读《精益创业》 (50%3H-5H)。说明:本周计划阅读《精益创业》这本书的50%,计划耗时3小时到5小时。

而在周计划回顾时,将会对该项任务进行评分,以及耗时记录,而记录将会变为:

阅读《精益创业》 (50%3H-5H,80%3H),说明:经过一周后,原计划的任务阅读《精益创业》的50%未完成,只完成了计划目标50%的80%,共花费3小时。

之前已经提起过,在下一步行动中,我们使用doit来进行实践,只是毕竟是两个工具如何能够更好的链接两个工具?所以,我引入了DOIT的批量导入语法:

#表示项目
@表示情景
&表示标签
!表示优先级,示例:!高(高中低三级)
^表示时间
今日代办
下一步行动
明日代办
将来/也许
等待
mm-dd(03-29)
Yyyy-mm-dd
这样我们在书写一个任务的时候,便使用以上语法,标记出来优先级、标签、时间。汇总后直接使用doit的批量添加任务便可以了。DOIT的批量添加任务截图:

仍然以上个任务为例:阅读《精益创业》 (50%3H-5H),如果需要在doit中添加提醒,我便会如此记录:

阅读《精益创业》 ^10-10 #阅读 !高 (50%3H-5H),说明:这条记录添加入doit中时,它的意义就变为:添加一条:"阅读《精益创业》(50%3H-5H)"的任务,在10月10号这一天,优先级别为高。

不过,可惜doit只支持这几个简单的语法,不然便可以更方便的添加任务。

DOIT的使用

关于DOIT的使用大家可以参考:易仁永澄的《,掌控每一天》虽然暂时停止跟新了一段时间。DOIT的替代品也非常多选择一款喜欢的工具即可(工具推荐:Wunderlist、Omnifocus、Remember the Milk 、纸与笔)。重点的是配套的习惯的养成,习惯也很简单:每天早上花费10分钟制定天计划,晚上回顾一天计划。

一定有人好奇,使用这个系统的花费时间,按照我的估计熟练以后:

原则与愿景因为不会轻易变动、通常都是在进行年计划的时候同时进行思考,所以时间便不做估计了;
年计划大约用一个月左右的时间去思考制定;
月计划2-4小时搞定;
周计划1-2小时内完成;
天计划每天10分钟左右即可。
以我的经验来看时间的开销并不是太大,只需要每周周末找一个安静的地方呆上一上午便解决了。

经过四篇文章的描述,相信大家也对我的GTD系统有些了解,当然很难将这个系统的方方面面的讲解清楚,比如:承载GTD系统的基石知识管理系统,并未表述,以及其他细节。有机会我们再聊聊这些。应该很多人感觉我这是一个非常复杂的系统,当然,这并不是它一开始的样子,它是一个慢慢成长的系统,我给大家看看它的脚步:

其实,不需要花费大量的精力去制作一个完美的系统,只需要把每次使用的机会,一点一点完善便可以了。好了,到此为止吧,欢迎大家给我留言交流,也希望大家留言提出宝贵意见。


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