实用Excel技巧分享：巧用函数制作一个自动统计的进销存表-

在之前的文章《实用Excel技巧分享：“分列工具”的几种实用操作》中，我们学习了几种分列工具的实用操作。而今天我们来学习四个函数，巧用它们能做出一个可以自动统计库存的《进销存出入库统计表》，简直是666啊。学会了这个操作，你就可以从繁琐的工作中解脱出来去享受诗和远方，快来看看吧！

如何制作一个可以自动统计实时库存以及出入库数量的进销存表格?其实并不需要多么高难度的技术，只需要掌握四个函数并且具备一些基本的Excel编辑和排版能力就可以自己做出来。

这四个函数就是：vlookup、iferror、sumif和if。接下来就让老菜鸟带你一步一步实现这个出入库表的制作。

《进销存出入库统计表》功能说明：

实时统计功能：只需要按照规定的格式记录出库入库流水表，即可自动对最新库存及出入库数量进行实时统计。

智能提醒功能：当物品的库存量低于安全库存数量时进行自动标注达到警示效果。

《进销存出入库统计表》的构成：

按照最基本的需求来说，制作一个进销存出入库表通常需要三个部分：基础数据表（也叫基本信息表）、出入库记录表（也叫流水明细表）、库存统计表（也叫结果查询表）。以下分别来说明这三个部分的做法。

一、基础数据表

根据公司的实际需求进行设计，把握一个基本原则，表格要能够体现出物品的所有属性，并且每个属性单独一列进行存放。表格不要求美观，一定不要出现合并单元格。

例如下图就是一个比较规范的基础数据表：

说明：序号不是必须的，仅仅是为了便于查找；统计通常都是使用产品编码作为唯一的依据，如果碰巧你所在公司的产品没有编码，那么序号可以作为编码来使用。

为了确保统计数据的准确性，当有新产品的时候，需要在表格里增加记录，如果有淘汰产品，则无需删除原有记录。

二、出入库记录表

通常出库和入库是分成两个sheet进行存放的，也可以合在一起存放，为了方便起见，我们合在一起来做示例。

表格中的数据列需要包含基本的产品信息以及出入库的日期和数量，格式大致为：

在上方这个流水表中，只有蓝色的A、E、F、G这几列需要及时记录。分类、名称和单位这几列等基本信息都是通过公式来自动生成的，大家一定猜到了，该vlookup上场了！

不错，这正是vlookup大显身手的时候，通过下面这张图，可以看到，编码后面的三列都是使用vlookup函数得到的。B2单元格公式为：=VLOOKUP($A2,基础数据表!$B:$E,COLUMN(B1),0)

公式解读：vlookup一共需要四个参数，基本格式为

=vlookup(查找值，查找区域，列数，精确查找)

第一个参数$A2表示想要查找的内容，注意因为公式要右拉下拉，因此在A前面加了$对列进行锁定，防止右拉时发生错误；

第二个参数基础数据表!$B:$E表示要查找的区域（文章前面介绍的基础数据表），注意这个区域是以编码为首列的，因为编码在基础数据表的B列，所以区域也是从B列开始而不是从A列开始，这一点一定要记住，因为很多新手使用vlookup都在这个地方犯了错误；

第三个参数表示返回的内容为查找区域的第几列，因为公式要右拉，所以我们使用column(B1)作为返回列数。

column的作用是得到参数的列号。我们要返回基础数据表$B:$E 中的C列即第2列，在整个参数基础数据表中B1单元格的列号是2，因此这里用column(B1)表示要返回的列数。当公式右拉时B1会变成C1，列号也就从2变成3，实现了一个公式右拉完成多列引用的目的。

最后一个参数0表示精确查找。

表格最后的三列日期与出入库数量根据实际发生情况进行记录即可。正常情况下这个流水表就算是完成了，但是为了使用更加智能化，还可以对vlookup这部分进行优化。

当我们在输入产品编码的时候，有可能录入错误（或者输入的是基础数据表中没有的新编码），这时候就会得到一些乱码：

效果看上去不是太美观，因此就需要请出另一个函数iferror来配合vlookup解决这个问题，公式修改为：=IFERROR(VLOOKUP($A2,基础数据表!$B:$E,COLUMN(B1),0),"编码有误请核查！")

可能有些朋友是第一次见到iferror这个函数，简单介绍一下：

=iferror(公式，公式结果错误时显示的内容)，公式只需要两个参数，第一个参数是一个公式，第二个参数是当公式结果错误时需要显示的内容。以本例来说，第一参数就是vlookup，当vlookup的结果正确时，iferror不发生作用，但是当vlookup的结果错误时，就会显示需要的内容，本例是显示了一串文字：编码有误请核查！注意：如果要显示的内容是文本一定要加引号。