众所周知，数据是企业的机密，一旦泄露，后果相当严重。

可是情况那么多，保密工作应该怎么做？

1.对整个 Excel 文件加密，不知道密码就别想打开文件；

2.不对文件加密，但是对文件中的部分数据加密，知道密码才能查看、编辑、复制特定区域的数据；

3.不对文件加密，对部分数据加密，知道密码可以查看、复制数据，不能编辑数据；

4.不对文件加密，对部分数据加密，知道密码可以查看数据，不能编辑、复制数据。

1.对整个 Excel 文件加密

对整个 Excel 文件加密，大多数人都会。只需要在【文件】菜单中，选择【信息】选项卡，然后单击【保护工作簿】按钮，再选择【用密码进行加密】选项，如下图所示。

第 2 步：接下来就只需要设置密码即可。如下图所示，输入文档密码，单击【确定】。然后再次重复输入相同的密码，就可以完成密码设置了。

完成密码设置后，保存文档并关闭。此时再将文档发送给同事李二狗，二狗打开文档时会出现以下界面，要求输入正确密码才能打开文档。

2.为部分数据加密

如果不想为整个文档加密，但是要求知道密码的人才能查看文档中特定区域的数据，可以这样做：

第 1 步：如下图所示，需要设置知道密码的人才能查看 A1 到 D26 单元格中的商品销售数据。首先设置一个输入密码的提示，如在 F1 单元格中输入提示语，然后设置一下 G1 单元格的格式。

第 2 步：选中 A1 到 D26 单元格区域，单击【条件格式】菜单中的【新建规则】选项。

第 3 步：选择【使用公式确定要设置格式的单元格】选项，然后输入公式，再单击【格式】按钮。

在这个公式中，符号<>表示不等于，公式的意思是，如果 g1 单元格中的内容不等于 123，则显示后面设置的格式。这里的 123 是密码。

第 4 步：设置数字格式为【自定义】格式，输入格式类型为英文的 3 个分号;;; 这个格式表示，隐藏选中单元格中的所有内容。

补充：如果不需要隐藏所有内容，只是需要隐藏数值类类型，则格式类型为;;;@

完成格式设置后，确定格式设置。回到表格中，效果如下图所示。此时 G1 单元格中的内容不等于密码 123，即没有输入正确密码，所以表格中的内容被隐藏了。

在 G1 单元格中输入正确密码 123，则所有内容都显示出来了，如下图所示。

在上面的操作中，有的人可能觉得不够完美。虽然不显示单元格内容，但是单元格的填充色等格式依然存在，不能给人造成表格中什么都没有的假象。那么在上面的第 4 步后，可以如下面 2 张图所示，隐藏所有边框，设置单元格的填充色为【无填充】。

这时再回到表格中，会发现单元格的格式也消失了，如果不输入正确密码，则什么内容也看不到。

3.为部分数据加密且不能修改数据

使用前面的加密方法，有一个局限性，在没有输入密码前，虽然看不到数据，但是依然可以对单元格进行操作，例如删除单元格中的数据。如果输入正确密码，那就更加可以删除、编辑数据了。如果只想让别人查看数据，而不能编辑数据，可以这样做：

第 1 步：选中 G1 单元格，打开【设置单元格格式】对话框，在【保护】选项卡下取消对单元格的【锁定】。因为如果不取消锁定，就无法在 G1 单元格中输入查看密码了。

第 2 步：选中 A1 到 D26 单元格区域，单击【审阅】选项卡下的【保护工作簿】按钮。

第 3 步：输入保护密码，如输入 123，单击【确定】。然后在下一步中确认输入的密码即可。

此时在 A1 到 D26 单元格区域中，如果试图编辑修改数据，会弹出如下图所示的提示框。但是这些数据是可以选中并复制的。

4.为部分数据加密且不能复制、修改数据

如果想让知道密码的人只能查看数据，而不能复制、修改数据，可以这样做：

选中 A1 到 D26 单元格区域，单击【审阅】选项卡下的【保护工作簿】按钮，在【保护工作表】对话框中，取消选择【选定锁定单元格】选项，然后输入区域密码。

此时在 G1 单元格输入密码后，只能查看密码，完全不能选中 A1 到 D26 单元格的数据，所以也不能复制和修改了。