在powerpoint2010的审阅选项卡中,在powerpoint编辑状态下,如果对

  在powerpoint2010的审阅选项卡中,在powerpoint编辑状态下,如果对

  

Office中的Word和PowerPoint都有“审阅”功能,

方便我们对文档进行各种修改和批注,但很多人只知道review的基本用法,一些独特实用的review功能被忽略了。比如一个文档修改了很多次,弄不清楚最后修改了哪些细节,怎么办?比如跨语言、跨地域的人审批文档,如何打通不同的语言障碍?这些问题我们都可以通过查看功能来解决(本文以Office 2013为例)。

  

一键定位文档的修改

  一些重要的文件,比如签好的合同,可能会被很多人审核修改,以至于弄不清楚最后做了哪些改动。这时候复习的对比功能就派上用场了。

  第一,分别保存复习前和复习后的文档,比如复习前一个,复习后一个。然后在Word中,切换到“审阅”选项卡,单击工具栏上的“比较”,从下拉菜单中选择“比较”以打开对话框。点击“原始文档”右侧的下拉按钮直接选择最近编辑的文档,或者点击其后面的文件夹图标浏览选择其他文档。方法还会选择修订后的文档。点击左下方的“更多”按钮(点击后会变成“更少”)展开对话框,还可以设置各种对比选项。注意,这个函数不仅可以比较文本变化,还可以检测格式、页眉和页脚的变化(图1)。

  设置完成后,点击“确定”返回。这时会同时出现三个文档,原始文档和修改后的文档在右边,对比文档在中间,通过粗红线显示修改的大概位置。具体的修改内容显示在左侧,通过双击某项,可以准确定位到文档中的修改位置。通过这种方式,您可以一眼看到其他人所做的任何更改(图2)。

  

给审阅批注的文字加大号

  文字标注的字体默认比正文小一号,对于视力不好的人来说显得费力。通过几步设置,可以统一调整标注字体的大小。

  首先,切换到“开始”选项卡,单击工具栏样式右下角的小箭头以展开样式列表,并选择列表中的注释文本项。如果列表中没有此项,先点击列表底部的“选项”,在打开的对话框中,选择显示“所有样式”(图3)。确认返回样式列表后,可以找到“注释文本”项。单击其右侧的下拉箭头,从弹出菜单中选择“修改”,然后在打开的对话框中为注释样式设置更大的字体(图4)。

  

审阅打通语言关

  如果审阅注释文档的人来自不同的地方,他们可能会使用不同的语言,如简体中文、繁体中文、英文等。这可能会导致阅读障碍(图5)。好在Word review提供了一个翻译转换工具,可以帮助我们过语言关。

  如果注释是外语,单击工具栏上的“翻译”按钮,选择“翻译所选文本”(图6),右侧将打开信息窗格,并给出翻译后的信息。在这个面板中,您可以翻译许多不同的语言(图7)。

  从简单到复杂的转换相对简单。切换到“审阅”选项卡后,选择要转换的批注文本,然后单击工具栏上的“化繁为简”或“化繁为简”,即可在几秒钟内完成转换。这个技巧有时候可以用在PPT的美化上。在制作PPT的过程中,用简化的形式编辑文字是非常方便的。编辑完成后,为了美观,有时可以将简体转换成繁体。按下Ctrl键,选择PPT中的所有单词(图8),然后切换到Review选项卡,点击“化繁为简”,得到不同的漂亮幻灯片(图9)。

  

去掉烦人的审阅波浪线

  Office有一项智能技术,用波浪线标注出疑似错误的文字。红色波浪线表示错误,蓝色波浪线表示不是很正确。但是,Office往往是“聪明”的。比如在Word中打开《红楼梦》,会看到整整一页的红蓝波浪线,很烦。虽然您可以逐个右键单击并选择忽略一次,但它们会在您下次打开文档时出现。

  这里有一个彻底解决它的方法。在Word中(除非特别说明,PowerPoint中所有方法都是通用的),单击切换到“审阅”选项卡,在工具栏中单击“语言”,从下拉菜单中选择“设置校对语言”。在打开对话框中,勾选不检查拼写或语法,点击设为默认,在弹出的提示框中点击是确认(图10现在回到文档,所有的波浪线都没有了。清爽多了。需要恢复时,同上,反向选择。

在powerpoint2010的审阅选项卡中,在powerpoint编辑状态下,如果对