Excel下拉选项录入,怎样在excel设置下拉数据
在使用Excel统计数据时,我们经常会遇到这样一个问题:同一张表格给几个人分别填写。在填写相同字段时,可能会使用不同的表达方式,给后期进一步的数据统计带来困难。
案例
这是律师事务所用于业务数据统计的表格。在“审级”一栏,要填写的内容应为基层法院、中级法院、高级法院、最高法院。但是,如果表格只是发给各个业务团队让他们填写,那么上交的数据大概是这样的:
你按照自己的理解填表,后面不能过滤,也不能用透视表统计数据。因此,在对需要标准化的特定字段进行统计时,应设置“数据验证”,即常见的“下拉列表”,以优化数据质量。
操作步骤
:1.首先,我们选择试用级别所在的列。在上部工具栏中,选择“数据”菜单下的“数据验证”选项。
2.在弹出的菜单中,在“验证条件”列中,选择列表(有些版本表示为序列):
3.在“源”列中,输入要选择的字段,用逗号分隔。
4.单击“确定”,已经设置的下拉列表将出现在“试用级别”列底部的单元格中。
5.如果填表人没有选择下拉列表中已有的选项,Excel会自动弹出提示框,提醒其输入的数据不合法,需要修改。
除了下拉文本框的校验方式,数据校验还可以设置日期、时间、文本长度等校验方式。比如我们可以在“电话号码”一栏设置文字长度验证,规定必须输入11个字符,以保证填表人填写完整的手机号码,没有遗漏。